Ревизия и инвентаризация: в чём разница

В повседневной речи инвентаризацию и ревизию часто используют как синонимы. В итоге руководитель заказывает инвентаризацию, а потом хочет узнать причину недостачи, или, наоборот, просит проверить учёт и получает обычный список остатков. Понимание разницы помогает сразу выбрать нужную работу.

Инвентаризация: что считается

Инвентаризация отвечает на один вопрос: совпадает ли количество, записанное в учёте, с фактическим. Комиссия или сотрудники считают, взвешивают или измеряют товар, сравнивают полученные цифры с учётными данными и фиксируют расхождения. Её проводят в установленные сроки: в конце года, при смене ответственного лица, перед отчётностью.

Результат инвентаризации — сличительная ведомость. В ней написано «недостача 14 штук» или «излишек 3 кг». Почему так получилось, ведомость не объясняет.

Ревизия: что оценивается

Ревизия решает более широкую задачу. Она проверяет и результат подсчёта, и всю систему, которая за ним стоит:

• правильно ли проведён подсчёт, корректно ли «заморожен» остаток;
• полно и своевременно ли оформлены документы по приходу, расходу, перемещению и возврату;
• чётко ли определены условия материальной ответственности и полномочия;
• на каком этапе приёмки, хранения или отгрузки возникают ошибки;
• какова настоящая причина недостачи или излишка.

Поэтому итог ревизии — не просто таблица с цифрами, а акт с выводами и рекомендациями.

Есть и ещё одно отличие: инвентаризацию можно провести силами своих сотрудников, достаточно соблюдать правила подсчёта. Ревизию же лучше проводить со стороны, непредвзятым взглядом. Человеку, который работает на складе каждый день, трудно заметить изъян в собственных процессах: привычная практика не выглядит ошибкой.

Инвентаризация спрашивает «сколько?», а ревизия — «почему именно столько?».

Пример

Допустим, склад стройматериалов. При инвентаризации из 3 000 позиций расхождения нашлись у 18: недостача на 640 000 сумов и излишек на 210 000 сумов. Ведомость готова, но причина неизвестна.

Если ревизия сверит эти расхождения с первичными документами, выяснится, что одиннадцать из них связаны с неоприходованными возвратами, четыре — с путаницей между двумя артикулами с похожими названиями, а остальные — с образцами, выданными без документов. Теперь у руководителя есть конкретные задачи: изменить порядок оформления возвратов, исправить маркировку артикулов и ввести правила выдачи образцов. Если бы провели только инвентаризацию, те же расхождения появились бы и в следующем году.

Обратите внимание: даже если сумма расхождения невелика, причина может быть системной. 640 000 сумов сегодня кажутся пустяком, но если возвраты оформляют неправильно каждый день, за год эти потери вырастут в десятки раз. Остановить расходы может только тот руководитель, который знает причину.

Что выбрать

Обычной инвентаризации достаточно, когда:

• учёт ведётся аккуратно, а недостачи небольшие и случайные;
• годовой подсчёт требуется по закону или внутреннему порядку;
• цель — только привести остаток в соответствие с учётом.

Ревизия нужна, когда:

• недостача или излишек повторяются;
• причина неясна, а на повестке вопрос ответственности;
• перед продажей бизнеса, сменой партнёров или крупным кредитом нужно показать, что учёту можно верить;
• планируется вообще перестроить работу склада.

Отличаются и время с затратами. Инвентаризация обычно занимает день-два и требует в основном труда по подсчёту. В ревизии дополнительные дни уходят на изучение документов, беседы с сотрудниками и анализ. Но ущерб от повторяющейся недостачи, как правило, заметно больше этих затрат.

Они работают вместе

На практике эти два вида работы не противоречат друг другу. Инвентаризация часто входит в ревизию как один из этапов: сначала определяется фактический остаток, а затем ревизия, опираясь на него, изучает документы и процессы. Некоторые склады проводят обычную инвентаризацию каждый квартал, а раз в год дополняют подсчёт ревизией. Это разумный путь: текущий контроль недорог, а глубокая проверка нужна редко.

Вывод

Инвентаризация показывает, что есть на складе, а ревизия — насколько можно доверять системе учёта. Если нужно провести и то и другое беспристрастно, со стороны, команда Reviziya может взять на себя работу от пересчёта до оформления акта.