Ревизия товара в пути и на ответственном хранении

В учёте дистрибьютора сельскохозяйственных удобрений и семян числится 1 200 мешков удобрений. На главном складе в Ташкенте прошла ревизия и посчитали 780 мешков. Недостача 420 мешков? На самом деле большая часть товара не на складе: в пути две машины, на складе партнёра в Кашкадарье хранится 150 мешков, у двух дилеров лежит товар на комиссии. Этот товар тоже ваш, он числится в учёте, и именно поэтому его нужно проверять. Иначе ревизия даст либо ложную недостачу, либо скрытую потерю.

Виды товара вне вашего склада

• товар в пути: отправлен машиной или курьером, клиент или филиал ещё не принял;
• товар на ответственном хранении: ваша собственность, но лежит на складе третьего лица;
• комиссия или консигнация: оставлен дилеру или в торговой точке для продажи, в том числе товар на складе маркетплейса;
• временно выведенный товар: взят на ремонт, переработку или выставку.

Для всех одно правило: если товар нельзя пересчитать, его проверяют по документам и письменному подтверждению внешней стороны.

Товар в пути

На дату среза составьте перечень «открытых отправок»: номер накладной, дата, получатель, количество и водитель. Затем проверьте документы по каждой отправке. Вернулся ли экземпляр с подписью клиента? Когда товар принят? Отправки, висящие «в пути» дольше пяти-семи дней, выделите отдельно: обычно они либо приняты, но документ не вернулся, либо потерялись. Товар в пути в учёте должен иметь отдельный статус «в пути» и не входить в недостачу склада. В день среза свяжитесь с водителями, выясните, где машина и цел ли груз, а в документе на принятый в тот же день груз попросите проставить фактическую дату.

Товар на хранении и дилеры

Получите от хранителя письменное подтверждение остатка на дату среза и сверьте его с вашим учётом. Заранее посмотрите в договоре, есть ли у вас право проверки: если есть, член комиссии может поехать на место и пересчитать товар сам. По дорогим или крупным партиям такая поездка полезна, по остальным достаточно письменного подтверждения. Посмотрите и условия хранения: влажность, крышу, закрытое помещение. Для удобрений и семян это прямая потеря.

Получите от дилера отчёт на дату среза: что продано, что осталось. Составьте акт сверки и сопоставьте его с деньгами, полученными от продаж. Товар, записанный как «продан», но не оплаченный, надо выносить в отдельную строку как риск.

Пример: от 1 200 мешков до 20

На главном складе по учёту было 790 мешков, при пересчёте оказалось 780. Остальной товар находился снаружи:

• в пути две машины: 90 и 110 мешков, подтверждены документами, всего 200 мешков;
• в складе в Кашкадарье по учёту 150 мешков, по подтверждению хранителя 140 мешков;
• у двух дилеров 60 мешков, совпадает с отчётами.

Подтверждено 780 + 200 + 140 + 60 = 1 180 мешков. Реальное расхождение с учётными 1 200 мешками составляет 20 мешков, при цене 180 000 сумов за мешок это 3 600 000 сумов. Если бы внешний товар не проверяли, «недостача» составила бы 420 мешков, то есть 75 600 000 сумов. Половина из оставшихся 20 мешков относилась к главному складу, половина к складу в Кашкадарье, и по ним запросили отдельные объяснения. В акте внешний товар показали отдельной строкой: руководитель увидел и реальную недостачу, и стоимость товара в чужих руках, то есть объём риска.

Типичные ошибки

• включить товар в пути в недостачу склада;
• поверить устному «всё в порядке» хранителя: принимается только письменное подтверждение;
• взять подтверждение на «сегодня», а не на дату среза: движение между этими датами даст расхождение;
• не обращать внимания на отправки, по которым не вернулась накладная;
• не сверить отчёт дилера «продано» с деньгами.

Вывод

Товар вне вашего склада тоже входит в ревизию: дата среза, перечень открытых отправок и письменные подтверждения внешних сторон дают полную картину. Отладить порядок проверки внешнего товара поможет команда Reviziya.