Reviziya daftari: nazorat jurnali nima uchun kerak

Uy-ro'zg'or buyumlari savdosi uch filialda ishlaydi. Reviziya yiliga ikki marta o'tadi, ammo natijalar tarqoq: biri Word faylda, biri rahbarning telefonida, yana biri buxgalter papkasida. Yil oxirida egasi so'raydi: "Kamomad kamayyaptimi yoki ko'payyaptimi?" Hech kim aniq javob bera olmaydi, chunki natijalar bir joyda emas va bir xil shaklda yozilmagan. Bunday savolga reviziya jurnali javob beradi.

Jurnal nima va nima emas

Jurnal — barcha tekshiruvlarning yagona ro'yxati: har bir reviziya, qayta sanash va mini-tekshiruv bitta qatorda turadi. U dalolatnomani almashtirmaydi. Dalolatnoma bitta reviziya haqida batafsil hikoya qiladi, jurnal esa hamma reviziyalarni qisqa va solishtirsa bo'ladigan shaklda jamlaydi. U uchta savolga javob beradi: farq ko'payyaptimi, qayerda ko'proq chiqyapti va qabul qilingan choralar ish berdimi.

Qaysi ustunlar kerak

Ustunlar ko'p bo'lmasin: o'n ikkitadan oshsa, jurnalni hech kim to'ldirmaydi. Odatda quyidagilar yetadi:

• sana, tekshirilgan joy (filial, ombor, zona) va tekshiruv turi: rejali, kutilmagan, qayta sanash, tanlama;
• komissiya raisi va tekshirilgan davrdagi aylanma, so'mda;
• kamomad va ortiqcha summalari alohida, kamomadning aylanmaga nisbati foizda;
• asosiy sabab guruhi va eng ko'p farq chiqqan uch pozitsiyagacha;
• qabul qilingan chora, mas'ul shaxs, muddat va "bajarildi" belgisi;
• dalolatnoma raqami va u saqlanadigan joy.

Excel jadvali yetarli. Qog'ozli jurnal bo'lsa, sahifalari raqamlangan va tikilgan bo'lsin. Asosiy qoida: yozuv o'chirilmaydi, xato bo'lsa yangi qator va izoh bilan tuzatiladi. Kamomad bo'lmagan reviziya ham natija, uni ham yozing.

Misol: uch filial, to'rt chorak

Shartli raqamlar bilan jurnal quyidagi manzarani ko'rsatdi:

1. chorak: aylanma 240 mln, kamomad 1,9 mln so'm, ya'ni 0,8 foiz;
2. chorak: 255 mln va 2,3 mln, ya'ni 0,9 foiz;
3. chorak: 250 mln va 3,5 mln, ya'ni 1,4 foiz;
4. chorak: 262 mln va 5,0 mln, ya'ni 1,9 foiz.

So'm hisobida o'sish ko'zga tashlanmasdi, ammo foiz qatori aniq tendensiyani berdi: bir yilda kamomad ulushi ikki baravardan ko'p oshgan. "Joy" ustuni ikkinchi filialni ko'rsatdi, "pozitsiyalar" ustuni esa idish-tovoq to'plamlari uch chorakda takrorlanganini ochdi: hisobda ular komplekt bilan, omborda dona bilan yuritilgan ekan. Alohida olingan bitta dalolatnomadan buni ko'rib bo'lmasdi.

Jurnalga ikki chora yozildi: idish-tovoq to'plamlari uchun yagona o'lchov birligi (muddat ikki hafta, mas'ul omborchi) va ikkinchi filialda oyiga bir marta mini-sanoq. Keyingi reviziyada birinchi navbatda shu ikki qator tekshiriladi: chora ish berdimi yoki yo'qmi, raqam o'zi aytib turadi.

Jurnal bilan nima qilinadi

• har chorakda rahbar bilan yigirma daqiqalik ko'rib chiqish: foiz o'syaptimi, choralar bajarilyaptimi;
• takrorlanuvchi pozitsiya va joylarni tizimli muammo belgisi sifatida alohida belgilash;
• muddati o'tgan choralarni ajratib ko'rsatish;
• yangi reviziyadan oldin oxirgi uchta yozuvni o'qish: komissiya qayerga e'tibor berishini oldindan biladi;
• o'zingizning ichki chegarangizni belgilash, masalan aylanmaning bir foizi: kamomad ulushi undan oshsa, keyingi tekshiruv qisqartirilmaydi, aksincha kengaytiriladi.

Kim yuritadi va qanday boshlash

Jurnalga bitta mas'ul tayinlang: ichki nazoratchi, buxgalter yoki ombor rahbari. Tahrirlash huquqini cheklang, ko'rish huquqini rahbariyatga bering. Jurnalni moddiy javobgar shaxsning o'zi yuritmasin, chunki tekshirilayotgan tomon o'z natijasini o'zi yozmaydi.

Boshlash oson: oxirgi ikki-uch dalolatnomani ochib, ulardagi asosiy raqamlarni jurnalga qo'lda ko'chiring. Shunda jurnalda darhol boshlang'ich nuqta paydo bo'ladi va keyingi reviziya bilan solishtirish mumkin bo'ladi. Eng ko'p uchraydigan xato — jurnalni yilda bir marta, xotiraga tayanib to'ldirish: unda sana bor, lekin sabab ham, chora ham yo'q. Qatorni reviziya tugagan haftadayoq to'ldiring, aks holda uni hech kim to'ldirmaydi.

Xulosa

Alohida reviziya bir lahzani ko'rsatadi, jurnal esa butun yo'lni. Bir xil ustunlar va tartibli yuritish tendensiyani ko'rishga va choralarni nazoratda ushlab turishga yordam beradi. Jurnal tuzilmasini o'zingizning omboringizga moslashda Reviziya jamoasi yordam bera oladi.