Почему остаток в 1С или Excel не совпадает с пересчётом

Перед началом ревизии бухгалтер выгружает остаток из программы, а кладовщик пересчитывает то, что стоит на стеллажах. Две цифры не совпадают. Первая мысль обычно одна: «кто-то унёс». Но на практике расхождение в учёте чаще вызвано не складом, а тем, как были введены данные. Будь то 1С, таблица Excel или другая программа, ошибки возникают примерно в одних и тех же местах. Зная причины, вы сможете объяснить значительную часть расхождения ещё до начала пересчёта.

Самые частые причины

• Документы, введённые с опозданием или задним числом. Товар физически поступил вчера, а документ оформлен сегодня. В промежутке остаток выглядит неверным. Документ, введённый задним числом, к тому же меняет остаток за прошлые дни.
• Минусовой остаток. Если товар продан до оформления прихода, программа либо уводит его в минус, либо не проводит вовсе. Потом, когда приход оформлен, цифра будто бы исправляется, но учёт за промежуточный период уже искажён.
• Один товар, два названия. «Масло 1 л», «Масло 1 литр» и «масло 1л» — если это три отдельные карточки, остаток делится на три: в одной виден излишек, в другой недостача.
• Единицы измерения. Если в коробке 12 штук, а в одной карточке считают коробками, в другой штуками, получается большая разница. С цементом, плиткой или кабелем килограммы, мешки, тонны, метры и штуки смешиваются особенно часто.
• Возвраты и замены. Товар, возвращённый покупателем, мог не вернуться на учёт или попасть не в ту карточку.
• Ручные правки в Excel. Когда несколько человек работают с разными копиями, неясно, какой файл основной, и одна и та же запись вносится дважды или не вносится совсем.

Проверка перед пересчётом

Если вы сами очистите данные до выхода на пересчёт, лишнего счёта станет меньше. Практический порядок:

1. Выгрузите список минусовых остатков и объясните каждый.
2. Найдите дублирующиеся карточки: название похоже, код другой.
3. Отметьте позиции, у которых единица измерения указана по-разному.
4. Просмотрите список документов, введённых за последнюю неделю, но с прошедшей датой.
5. Откройте историю движения по позициям с самым большим расхождением и найдите, с какого дня цифры перестали совпадать.

Последний шаг самый полезный: история прихода и расхода товара обычно показывает «разрыв».

После пересчёта: группировка расхождений

Сравнивая результат пересчёта с учётом, разделите расхождения на три группы:

• ошибка в данных: карточка, единица, дата;
• ошибка в процессе: отпуск без документа, неверная приёмка, неоформленный возврат;
• реальная потеря: причина пока не установлена.

Только третья группа похожа на недостачу. Такая группировка помогает и дать руководителю понятный, обоснованный отчёт. После исправления двух других расхождение заметно уменьшается. Исправляя данные, записывайте каждое изменение: что, когда и кем изменено. Иначе сама правка станет новым источником споров.

Условный пример: на складе две карточки кабеля. В одной виден плюс 300 метров, в другой минус 80 метров. На стеллаже лежит всего 220 метров. На первый взгляд в одной карточке излишек, в другой недостача, но на деле это один товар, записанный двумя способами. После объединения карточек расхождение исчезает само, и никого не нужно обвинять.

Правила для таблицы Excel

Если вы ведёте остаток в Excel, четыре правила предотвращают многие проблемы. Во-первых, основной файл должен быть один, и править его должен только один ответственный, а остальные работают с копиями. Во-вторых, присвойте каждому товару неповторяющийся код и ищите по коду, а не по названию. В-третьих, приход и расход записывайте на отдельных листах, а остаток считайте формулой и не вносите вручную. В-четвёртых, сохраняйте копии файла с датой и не удаляйте строки, а помечайте их.

Вывод

Разница между учётным и фактическим остатком не всегда означает потерю. Запоздалый документ, двойная карточка и неверная единица измерения внешне похожи на недостачу. Если сначала проверить данные, а потом считать, то настоящую потерю будет проще выделить. Однодневная проверка данных перед ревизией к тому же экономит дни пересчёта. Когда остаток не совпадает с документами, команда Reviziya может сверить учётные данные с результатом пересчёта и помочь найти источник расхождения.