Как составляется сличительная ведомость

Пересчёт закончен, перед вами десятки описей. Это ещё не результат, только сырьё. Результат — сличительная ведомость: таблица, где по каждой позиции рядом стоят учётное и фактическое количество. Акт, объяснительные и списание начинаются именно с этой таблицы, поэтому любая её ошибка переходит на каждый следующий шаг.

Из чего состоит ведомость

В шапке таблицы указывают название организации, склад, дату и час, на которые «заморожен» остаток, членов комиссии и материально ответственное лицо. Основные столбцы:

• наименование позиции и артикул;
• единица измерения;
• цена (себестоимость или продажная, но везде одна и та же);
• количество и сумма по учёту;
• фактическое количество и сумма;
• разница: недостача (−) или излишек (+) в количестве и сумме;
• примечание: причина или номер документа.

Внизу стоят итоговые суммы и подписи членов комиссии.

Порядок составления

1. Зафиксируйте момент остатка. Возьмите учётные данные ровно на эту дату и час, а все приходные и расходные документы до этого момента должны быть проведены.
2. Выгрузите из учётной системы (1С или Excel) остатки по позициям.
3. Внесите данные из описей в таблицу. Пусть это делают двое: один читает, другой вносит, либо данные вводят дважды и проверяют строки, которые не совпали.
4. Согласуйте наименования и единицы. Если в учёте «штуки», а при пересчёте «коробки», приведите к одной единице через коэффициент.
5. Посчитайте разницу: факт минус учёт. Отрицательное число — недостача, положительное — излишек.
6. Умножьте разницу на цену и переведите в сумму.
7. Товар, которого нет в учёте, но который нашли на складе, добавьте отдельной строкой с нулевым учётным остатком.
8. Выведите итоги по недостачам и итоги по излишкам отдельно.

В Excel разницу находят обычным вычитанием, а итоги — функцией SUMIF: отдельно недостача, отдельно излишек. Если строки с разницей выделить цветом, ведомость гораздо проще просматривать.

Условный пример и зачёт

• масло 5 л: в учёте 140, фактически 134, разница −6 шт., по 78 000 сум: −468 000 сум;
• макароны (коробка): в учёте 85, фактически 88, разница +3 коробки, по 96 000 сум: +288 000 сум;
• сахар (кг): в учёте 520, фактически 509, разница −11 кг, по 13 000 сум: −143 000 сум.

Итого недостача 611 000 сум, излишек 288 000 сум, чистая разница — недостача 323 000 сум.

Когда недостачу и излишек можно засчитать

Иногда излишек «зачитывают» в счёт недостачи. Это допустимо только для однородных, похожих товаров и только по решению комиссии, как правило при пересортице. В ведомости итоги недостач и излишков всегда должны быть видны раздельно, потому что чистая разница занижает реальный размер проблемы. В примере выше чистая разница 323 000 сум, а настоящая недостача — 611 000 сум. Излишек макарон не закрывает недостачу сахара или масла: это разные товары.

Как читать ведомость

Читать все строки готовой ведомости подряд не обязательно. Сначала отсортируйте их по сумме разницы и выделите десять самых крупных: часто именно в них сосредоточена большая часть общего расхождения, поэтому и проверку логично начать с них. Затем ищите странные цифры. Если фактическое число ровно в 10 или в 100 раз больше учётного, обычно ошиблись с нулём или запятой. Если разница в точности равна содержимому одной коробки, перепутана единица измерения. Если в двух похожих строках разница равная, но противоположная по знаку, перепутаны артикулы.

Типичные ошибки

• учёт и пересчёт взяты на разные даты;
• позиции, которых нет в учёте, но которые нашли на складе, не внесены в ведомость;
• перепутаны виды цен: часть строк по себестоимости, часть по продажной цене;
• единицы измерения не совпадают;
• строки после подписания тихо исправили;
• нет пояснения к расхождению, а «причина: неизвестна» пояснением не считается.

Вывод

Хорошая ведомость — это простая, полная и проверяемая таблица. В ней каждая цифра ведёт к описи, а каждое расхождение — к документу. Составить ведомость и разобрать расхождения по причинам поможет команда Reviziya.