Акт ревизии: из чего он состоит

Пересчёт закончен, ведомость готова, цифры известны. Теперь их нужно собрать в один документ: акт ревизии. Он служит лицом ревизии: руководитель, бухгалтер, партнёр или инвестор читают не описи, а именно его. Хороший акт с одного прочтения отвечает на вопросы: что проверяли, что нашли, в чём причина и что делать дальше.

Что такое акт и чем он не является

Акт — документ, в котором комиссия излагает факты проверки. Это не решение о наказании. Решение о том, кто и сколько возмещает, руководитель принимает отдельно, уже после акта. Акт отвечает на вопрос «что произошло?», а не «кого наказать?». Такое разделение помогает комиссии оставаться беспристрастной.

Структура акта

1. Шапка: название документа, номер, дата, место, наименование организации.
2. Основание: номер и дата приказа о ревизии, причина проведения.
3. Участники: члены комиссии и материально ответственное лицо (МОЛ) с указанием должностей.
4. Объект и период: что проверялось, за какой срок и в какие дни шёл пересчёт.
5. Вводная часть: какие методы применялись (подсчёт, взвешивание, считывание кодов), на какой момент остановлен остаток, все ли документы предоставлены, участвовало ли МОЛ в пересчёте.
6. Описательная часть: результаты, то есть итоги по учёту и по факту, недостачи и излишки, самые крупные расхождения. Полный перечень остаётся в ведомости.
7. Объяснения: что сказало МОЛ и на какие документы оно сослалось.
8. Выводы и предложения: установленные причины отдельно, неустановленные отдельно; рекомендуемые меры.
9. Приложения и подписи.

Объём зависит от склада: для небольшого магазина акт может занять две-три страницы, для оптовой базы — до десяти. Но основная часть, то есть описание и выводы, не должна превышать одной-двух страниц. Длинные таблицы и копии документов уходят в приложения, иначе руководитель не найдёт главного.

Как писать описательную часть и выводы

Описательная часть опирается на факты, цифры и ссылки на источник. В ней нельзя смешивать факт с догадкой, а язык должен быть единым и беспристрастным. Каждая цифра обязана буква в букву совпадать с ведомостью.

Сравните два варианта:

• Неверно: «Кладовщик украл товар, поэтому возникла недостача».
• Верно: «По 11 позициям выявлена недостача на общую сумму 3 850 000 сум. По 4 позициям (1 120 000 сум) причина подтверждена документами, по 7 позициям (2 730 000 сум) причина не установлена».

Первый вариант — недоказанное обвинение, второй — факт, который можно проверить. Если причина не установлена, так и пишите, не заполняйте пробел словами «вероятно» или «по-видимому».

В выводах причины группируют: подтверждённые документами отдельно, неустановленные отдельно. Предложения должны быть практическими: кто что делает и к какому сроку. Например:

• исправить ошибочные записи с установленной причиной (ответственный: главный бухгалтер, срок: пять рабочих дней);
• по неустановленным расхождениям провести повторный пересчёт или дополнительную проверку;
• изменить порядок оформления возвратов;
• назначить дату следующей ревизии.

«Кто платит» или «кого уволить» в акт не пишут: это отдельное решение руководителя.

Подписи, ознакомление и копии

Акт подписывают все члены комиссии. Если кто-то не согласен, он пишет особое мнение, и его нельзя убирать из акта. МОЛ знакомят с документом, и оно пишет с датой «ознакомлен, возражений нет» или «есть возражения». Если оно отказывается подписать, составляется отдельная запись об этом в присутствии свидетелей.

Подлинник передают руководителю, копии — в бухгалтерию и материально ответственному лицу. Составляйте акт сразу после пересчёта, пока всё ещё свежо в памяти, лучше всего в течение недели.

Типичные ошибки

• подмена страницы или правка текста после подписи;
• обвинительный язык: слова «украл», «скрыл» без доказательств;
• в акте одни цифры, в ведомости другие;
• неустановленная причина выдаётся за установленную;
• акт заканчивается фразой «есть недостача», предложений нет;
• мнение материально ответственного лица вообще не записано.

Вывод

Чем проще и точнее акт, тем он сильнее: факты подкреплены цифрами, причина — доказательствами, предложение — практической задачей. Составить акт и проверить его структуру поможет команда Reviziya.