Первые шаги при обнаружении недостачи

Ревизия закончилась, и в ведомости оказалась недостача. Первая реакция обычно знакома: «Кто-то украл!» или «Пусть кладовщик отвечает!». Но именно поспешное решение, принятое в эту минуту, часто потом обходится дороже всего. Нередко бывает так: обвинение озвучено, кладовщик ушёл, а потом выясняется, что недостача возникла из-за неверно записанной накладной. Ниже последовательность шагов, когда обнаружена недостача.

Сначала проверьте себя

1. Перепроверьте подсчёт

Позиции с недостачей пересчитайте другим человеком, по возможности другим способом. Ошибка пересчёта — самая простая и частая причина: коробки стояли в два яруса, часть товара осталась на другом стеллаже, в опись неверно перенесли число. Перепроверка занимает час-два, но часто основная часть расхождения исчезает именно на этом этапе.

2. Проверьте артикул и единицу измерения

В учёте может быть написано «штуки», а на складе считали «коробками». Или перепутаны два похожих артикула: по одному недостача, по соседнему излишек. Поэтому посмотрите и соседние позиции с похожими названиями. Если в одном месте найдена недостача, а в другом равный ей излишек, это обычно не кража, а путаница.

Проверьте документы за последние даты

Больше всего причин лежит в документах. Просмотрите движение за последние две-три недели:

• расходный документ не внесли вовремя или внесли дважды;
• возвращённый товар не оприходован;
• перемещение между филиалами записано с одной стороны и не записано с другой;
• товар в пути выбыл из учёта, но клиент его ещё не принял;
• поставщик прислал меньше товара, а акт приёмки не оформлен.

На этом этапе вы работаете с накладными, чековыми лентами и документами перемещения. Во многих случаях недостача именно здесь «закрывается», и в учёте менять ничего не приходится.

Пример: кладовщик отгрузил 30 коробок в понедельник, а учётчик внёс документ в среду. Подсчёт, проведённый во вторник, покажет эти самые 30 коробок «недостачей», хотя на деле ничего не пропало, а документ просто опоздал на два дня.

Факт, сумма и объяснение

4. Зафиксируйте факт и сумму

Если недостача осталась, зафиксируйте её точно: позиция, количество, сумма по себестоимости, дата выявления, кто выявил. Пока не пишите предположений о причине, только факты. Например: «Товар X: по учёту 120 штук, фактически 111 штук, недостача 9 штук, 270 000 сумов». Эта запись станет основой дальнейшей работы.

5. Получите объяснение от ответственного лица

Покажите материально ответственному лицу список расхождений и запросите его мнение письменно. Начинайте с вопроса, а не с обвинения: «Какие документы есть по этой позиции?», «Когда вы видели её в последний раз?». Объяснение должно опираться на документы. Нередко кладовщик сам называет деталь, которая помогает найти причину. Беседу проводите спокойно, по возможности при свидетеле, а письменное объяснение датируйте и попросите подписать.

Назвать недостачу «кражей» немедленно — значит прекратить поиск причины.

Чего следует избегать

• списывать недостачу сразу, не выяснив причину: это прячет проблему;
• публично обвинять или увольнять кладовщика: можно потерять доказательства;
• «закрывать» недостачу излишком по другой позиции;
• менять данные или ночью переставлять товар;
• самоуправство вроде удержания зарплаты до окончания проверки.

График шагов

• первый день: пересчёт, проверка артикулов и единиц, запись факта;
• второй-третий день: изучение документов, объяснение ответственного лица;
• в течение недели: определяется причина, принимается решение.

Если недостача велика или причину не удаётся установить, имеет смысл привлечь внешнего специалиста.

Вывод

Недостача — сигнал для проверки, а не повод для обвинения. Сначала просмотрите подсчёт и документы, затем зафиксируйте факт и только после этого говорите с ответственным лицом. Если нужна помощь в поиске причины, команда Reviziya может тщательно сверить документы и помочь выяснить происхождение недостачи.