Что делать после ревизии: корректирующие меры

Акт подписан, недостача списана, все вздохнули с облегчением. Через полгода новая ревизия показывает такую же недостачу по тем же позициям. Причина проста: расхождение в учёте «закрыли», но то, что его породило, осталось на месте. Акт означает, что пересчёт закончен, а задача ревизии ещё не выполнена. Главная работа начинается после него: найти причину и устранить её корректирующей мерой.

Три разные работы

Работы после ревизии часто смешивают, поэтому разделите их:

• исправление: привести цифру в учёте в соответствие с действительностью (оприходовать, списать). Оно закрывает сегодняшнее расхождение;
• корректирующая мера: устранить найденную причину. Она не даёт ошибке вернуться;
• предупреждающая мера: понять, что такая же ошибка может быть на другом складе, и закрыть её заранее.

Многие останавливаются на первом. Настоящий результат дают второе и третье. В примере ниже исправление — задним числом оформить выданные замены, корректирующая мера — новый бланк и ответственное лицо, а предупреждающая — проверить, не проходят ли так же без документов возвраты и ремонт.

От причины к мере

Прежде чем выбирать меру, задайте вопрос «почему?» подряд три-пять раз. Условный пример: на складе бытовой техники обнаружена недостача 11 блендеров, 11 × 450 000 = 4 950 000 сумов.

1. Почему недостача? Блендеры, заменённые по гарантии, выданы клиентам.
2. Почему это не видно в учёте? Замена прошла без документа: кладовщик отдал новый, а неисправный поставил на край стеллажа.
3. Почему без документа? Бланка на замену нет, отдел продаж решает вопрос по-своему.
4. Почему нет бланка? Не назначен хозяин процесса.

Если цепочка упирается в ответ «сотрудник небрежен», не останавливайтесь, спросите: «почему небрежность оказалась возможной?». Причина лежит не в человеке, а в процессе. Последний ответ подсказывает меру: не «кладовщику быть внимательнее», а назначить хозяина процесса и ввести бланк. Девять из неисправных блендеров нашли за стеллажом, их тоже взяли на отдельный учёт.

План мер

План не должна составлять одна комиссия: пусть участвуют владельцы процессов, ведь они лучше знают свою работу и сами будут выполнять меру. Комиссия указывает причину, руководитель утверждает план. Пусть план будет таблицей: что делается, кто, к какому сроку, как проверим. Для приведённого примера:

1. Бланк гарантийной замены (в двух экземплярах). Ответственный: руководитель отдела продаж, пять дней. Проверка: в конце месяца число бланков должно равняться числу замен.
2. Отдельный стеллаж и список для неисправного товара. Ответственный: кладовщик, три дня. Проверка: стеллаж пересчитывается каждую неделю.
3. Двадцатиминутный инструктаж для продавцов. Ответственный: руководитель продаж, неделя. Проверка: лист с подписями.
4. Еженедельный мини-пересчёт: пятнадцать самых ходовых позиций. Ответственный: внутренний контролёр, каждую пятницу. Проверка: результат записывается в журнал ревизий.

Почему план не работает

• «Быть внимательнее» не мера: мера записывается как действие с результатом;
• в качестве ответственного указан отдел или «все», а не одно имя;
• не назначен срок;
• в списке пятнадцать пунктов: ни один не доводится до конца, выберите три-пять важнейших;
• никто не проверяет, выполнена мера или нет;
• на выполнение не выделены ни время, ни средства: бланк не напечатан, стеллажа нет, на инструктаж не нашлось часа.

Проверка результата

Через 30–60 дней после введения меры пересчитайте те же позиции, а на следующей плановой ревизии проверьте их в первую очередь. Результат запишите в журнал ревизий. Если недостача повторилась, причина найдена не до конца: вернитесь к цепочке и задайте ещё одно «почему?».

Руководителю достаточно раз в месяц получать одностраничный отчёт о состоянии: сколько мер открыто, сколько выполнено, у скольких истёк срок. Если просроченная мера видна в списке, о ней труднее забыть.

Вывод

Ревизия заканчивается не актом, а устранением причины. Это звучит просто, но именно этот шаг на многих складах выпадает. Если есть причина, мера, ответственный, срок и способ проверки, план работает. Составить план корректирующих мер вам поможет команда Reviziya.