Объяснительная ответственного лица: что писать

Сличительную ведомость показали материально ответственному лицу: девять позиций с недостачей. Председатель комиссии говорит: «Дайте письменное объяснение». Кладовщик берёт лист и не знает, что писать. Если начать со слов «я не виноват», это не объяснение, а если закончить «не знаю», документ окажется пустым. Объяснительная важна и для кладовщика, и для руководителя: она может открыть путь к причине или полностью его закрыть.

Что такое объяснительная и зачем она нужна

Это письменный документ, в котором сотрудник своими словами, опираясь на факты и документы, излагает причину расхождения. У него две задачи. Во-первых, комиссия быстрее находит причину, ведь лучше всех знает товар сам кладовщик. Во-вторых, мнение сотрудника фиксируется, и когда руководитель потом принимает решение, можно доказать, что стороны были выслушаны. Объяснительная не признание вины и не обвинение.

Когда и как её запрашивают

• Запрашивайте после того, как сотрудник ознакомился с перечнем расхождений. Просить «что-нибудь написать» без перечня неправильно.
• Оформляйте запрос письменно и чётко указывайте, о каких позициях идёт речь.
• Дайте достаточно времени, чтобы подумать и посмотреть документы, обычно несколько рабочих дней. Точный срок зависит от внутреннего порядка и требований законодательства, уточните его в кадровой службе или у юриста.
• Давление и запугивание («не подпишешь, уволим») недопустимы. Такое объяснение как доказательство ничего не стоит.
• Если сотрудник отказывается писать, не принуждайте. Составьте отдельный акт об отказе в присутствии свидетелей.

Люди обычно впадают в одну из двух крайностей: либо пишут длинно и на эмоциях, либо коротко отвечают «не знаю». Чтобы этого избежать, дайте сотруднику его экземпляр перечня расхождений, предоставьте тихую комнату для письма и при необходимости разрешите посмотреть накладные и журналы. Пока он пишет, член комиссии не должен стоять над душой. Объяснение, написанное по памяти без документов, почти всегда получается расплывчатым.

Состав объяснительной

1. Кому: должность и фамилия (председатель комиссии или руководитель).
2. От кого: должность и фамилия.
3. Дата и тема: «Объяснительная по позициям ...».
4. О чём речь: какая позиция, какая разница (с цифрой из ведомости).
5. Факты: что, когда и в чьём присутствии было, в хронологическом порядке.
6. Подтверждающие документы: номер и дата, копии прилагаются.
7. Чего не знаю: написать «причину этой разницы не знаю, потому что...» не стыдно.
8. Просьба: например, пересчитать или проверить конкретный документ.
9. Подпись и дата.

Хорошее и плохое объяснение

Плохой вариант: «Я не виноват. Все знают, что я работаю честно. Товар сам пропал».

Хороший вариант: «12 октября по накладной № 2 покупателю отпущено 20 коробок мыла. 15 октября покупатель вернул 4 коробки. Акт возврата составил я, но в бухгалтерию его не передал (копия прилагается). Поэтому в учёте есть расход 20 коробок, а возврата нет. Эти 4 коробки сейчас стоят на стеллаже 3».

Второй текст даёт всё: факт, документ, честное признание собственного упущения и указание, что причина в процессе. Первый выражает лишь эмоции и не говорит ничего, что можно проверить.

Типичные ошибки

• обвинение коллеги без доказательств;
• догадка записана как факт: «наверное, курьер забрал»;
• один и тот же текст для всех позиций;
• нет даты и подписи;
• объяснение потом тихо «подправили»;
• нет ссылок на документы.

Как руководитель оценивает объяснение

• сверяйте каждое утверждение с документом: накладной, журналом, записью с камеры;
• если нужно уточнить, задайте вопрос, а не заставляйте переписывать объяснение;
• опирайтесь на факты, а не на впечатление «убедил» или «не убедил»;
• приложите объяснение к акту и отразите его суть в соответствующем разделе;
• если в объяснении появился новый факт (например, документ остался в другом отделе), комиссия проверяет его отдельно и записывает результат в акт;
• передайте сотруднику копию подписанного объяснения, это даёт уверенность обеим сторонам;
• помните: объяснение — не приговор, а часть проверки.

Вывод

Хорошая объяснительная коротка, точна и опирается на документы, а для руководителя она становится ценным источником сведений. Составить вопросы, сверить объяснения с документами и включить их в акт поможет команда Reviziya.