Договор о полной материальной ответственности

Принят новый кладовщик. В первый день ему вручили ключи, на второй кадровая служба протянула страницу договора: «Подпишите, это про материальную ответственность». Многие кладовщики подписывают не читая, а многие руководители думают, что подписанная бумага сама решит вопрос недостачи. И те и другие ошибаются. Договор о полной материальной ответственности — двустороннее соглашение между работодателем и работником, а его сила не на бумаге, а в порядке, который за ним стоит.

Что это за договор и с кем его заключают

Обычно работник отвечает за ущерб, причинённый работодателю, в ограниченных пределах. По договору о полной материальной ответственности он берёт на себя обязанность возместить ущерб за вверенные ему ценности в полном размере. Это тяжёлое обязательство, поэтому законодательство не позволяет заключать такой договор с любым работником.

Договор обычно заключают с теми, кто непосредственно принимает, хранит и выдаёт ценности: кладовщик, заведующий складом, кассир, продавец. Какие должности и виды работ подходят, а также возраст работника и другие условия определены законодательством, поэтому перед подписанием проверьте это в кадровой службе или у юриста. Договор составляется письменно, устная договорённость в расчёт не берётся.

Что указывают в договоре

• стороны: работодатель и работник, его должность;
• предмет: какие ценности, склад или зоны вверены работнику;
• обязанности работника: бережно хранить ценности, немедленно сообщать об угрозе, вовремя оформлять документы, участвовать в ревизии;
• обязанности работодателя: создать условия хранения, вести учёт, вовремя проводить ревизию;
• пределы ответственности и случаи, которые её исключают: форс-мажор, обычный хозяйственный риск, не созданные работодателем условия;
• порядок и периодичность ревизий;
• порядок приёма-передачи;
• срок и условия расторжения;
• дата и подписи.

Что обязан сделать работодатель

Это вторая половина договора, о которой многие забывают. Если условий для сохранности ценностей не создано, требовать с работника полной ответственности очень трудно. На практике нужно следующее:

• склад запирается, ведётся список ключей;
• стеллажи, весы и измерительные приборы исправны;
• ведётся учёт, документы оформляются вовремя;
• вход ограничен: на склад допускаются только уполномоченные лица;
• работник ознакомлен с внутренними правилами и расписался;
• ревизии проводятся регулярно.

Если ключи от склада есть у пятерых, «единственным ответственным» кладовщик быть не может.

Приём-передача: начальный пересчёт

В день подписания договора, до начала работы нового сотрудника, нужно провести совместный пересчёт. Прежнее материально ответственное лицо или комиссия вместе с новым кладовщиком считают товар, составляется ведомость, и обе стороны подписывают её.

Условный пример. На базу стройматериалов в марте приняли кладовщика. Договор подписали, но приёмочный пересчёт не провели. Ревизия в октябре показала недостачу 14 000 000 сум. Теперь никто не может сказать, образовалась ли она при новом кладовщике или раньше. Договор есть, а воспользоваться им нельзя. Будь проведён начальный пересчёт, было бы известно, к какому периоду относится недостача.

Такой же пересчёт нужен при увольнении сотрудника или его длительном отпуске. Для временной замены есть короткий путь: полностью пересчитываются 30 самых дорогих позиций, остальное проверяется выборочно, а передача в любом случае оформляется подписью.

Типичные ошибки и проверка перед подписью

Работодатели часто допускают такие ошибки:

• договор не соответствует должностям, предусмотренным законодательством;
• один и тот же договор заключают со всеми, даже с теми, кто не связан со складом;
• начальный пересчёт не проводят;
• ревизию не проводят годами, а расхождения копятся;
• зона ответственности не определена.

Работнику перед подписью стоит прочитать договор целиком, прямо спросить, за какие ценности он отвечает, самому участвовать в начальном пересчёте и проверить ведомость до подписания, а также получить свой подписанный экземпляр. Это полезно и работодателю: с сотрудником, который подписал осознанно, потом меньше споров.

Вывод

Договор о полной материальной ответственности работает не на бумаге, а в порядке: чёткие пределы, созданные условия, начальный пересчёт и регулярная ревизия. Беспристрастно оформить условия договора и приём-передачу поможет команда Reviziya.