Ревизия кассы и склада: чем отличаются

Хотя ревизия кассы и ревизия склада называются одинаково, на практике они заметно отличаются. В обоих случаях фактический остаток сравнивают с учётным, но между пересчётом денег и пересчётом товара в тысячи позиций большая разница. Руководитель, знающий эту разницу, выделяет на каждую проверку подходящее время и людей и проводит обе без лишней спешки.

Что считают

Список того, что проверяют в кассе, короткий и точный:

• наличные деньги: купюры и монеты по номиналу;
• кассовая книга и приходные и расходные кассовые документы;
• отчёты кассового аппарата, чековая лента, итоги дня;
• выручка, поступившая через терминал (карты);
• авансовые отчёты, выданные и не возвращённые суммы.

На складе объектов гораздо больше. Здесь сотни и тысячи позиций, разные единицы измерения (штуки, килограммы, метры, коробки), разные зоны, сроки годности и партии. Товар нужно считать, взвешивать или измерять.

Время и сложность

Ревизия кассы обычно занимает несколько часов, самое большее день. Деньги пересчитывают, сверяют с кассовой книгой, составляют акт. Правило простое: деньги неделимы, и расхождение в 1 сум — уже расхождение.

Время ревизии склада зависит от номенклатуры. Оптовый склад на восемь тысяч позиций за день не проверить: нужно вскрывать упаковки, взвешивать, различать похожие артикулы, сверять документы. Здесь небольшие расхождения (например, из-за естественной убыли) могут признаваться в пределах нормы, а в кассе такого допуска нет.

В небольшой аптеке или продуктовом магазине кассу можно проверить за сорок минут, а на пересчёт товара уходит целый рабочий день. Поэтому в плане выделяйте отдельное время и на кассу, и на склад и не откладывайте одно в ожидании результата другого.

Природа ошибок

В кассе расхождение обычно объясняется тремя причинами: ошибка при выдаче сдачи или пересчёте, продажа без пробития чека, изъятие денег из кассы в личных целях. Причина находится за несколько дней, потому что всё лежит в записях одного дня.

На складе ошибка многослойна: документ оформлен неверно, товар перепутали при сортировке, при вскрытии упаковки изменилось число штук, срок годности истёк, а списание не сделали. Чтобы найти причину, нужен куда более глубокий анализ.

Расхождение в кассе — история одного дня, а на складе — иногда история нескольких месяцев.

Как проходит ревизия кассы

1. Руководитель издаёт приказ и назначает комиссию.
2. Работа кассы временно останавливается, кассир присутствует при подсчёте.
3. Все приходные и расходные документы вносятся в кассовую книгу, по книге выводится остаток.
4. Наличные считают по номиналу, также проверяют чеки, квитанции и другие платёжные документы.
5. Сумму продаж сверяют с итогом дня на кассовом аппарате.
6. Составляется акт: остаток по кассовой книге, фактический остаток, разница и её пояснение.

Ревизию кассы лучше проводить внезапно: если кассир знает о ней заранее, он может закрыть недостачу из своих средств. Ревизия склада, напротив, требует подготовки, потому что без заранее согласованных документов, зон и оборудования подсчёт затягивается. Поэтому эти две работы планируют по-разному.

Когда проверять оба объекта вместе

В магазине или на торговом месте на рынке касса и товар напрямую связаны: каждая продажа уменьшает товар и пополняет кассу. Поэтому проверять их лучше в один день и одной комиссией. Допустим, в кассе обнаружился излишек в 300 000 сумов, а по товару есть недостача почти на такую же сумму. Это верный признак продажи без чека: товар ушёл, деньги пришли, но в учёте их нет. Если проводить две ревизии по отдельности, эта связь останется незамеченной.

Вывод

Касса быстрая и точная, склад медленный и многослойный. Проверять одно по образцу другого — значит допускать ошибки. Кассу проверяйте за один день и строго по номиналу, а склад — по плану и зонам, а при необходимости обе вместе. Если нужен беспристрастный взгляд со стороны в обоих случаях, команда Reviziya может оформить и ревизию кассы, и ревизию склада.