Ревизия сезонных товаров: до и после сезона

В бизнесе с сезонным товаром год не течёт ровно. Перед Наврузом и Рамаданом это продукты и подарочные наборы, в августе школьные товары, осенью обогреватели и тёплая одежда, весной кондиционеры и садовый инвентарь: объём за несколько недель вырастает в два-три раза, а потом резко падает. Именно во время таких волн учёт нарушается сильнее всего. Ревизия сезонного товара не должна ограничиваться одним годовым пересчётом: ей нужны три контрольные точки.

Чем опасен сезонный товар

В сезон груза много, а времени мало. Приёмка проходит в спешке, пересчёт откладывается, документы оформляют «потом». После сезона возникает другая проблема: товар прошлого сезона продаётся медленно, смешивается с новым, цена снижается, а в учёте остаётся старая цена. В итоге при ревизии видны и недостача, и непроданная «мёртвая» часть запаса.

Ещё один риск: временные помощники, нанятые на сезон. Они не знают порядка, поэтому им нужны короткая инструкция и один ответственный.

Первая точка: перед сезоном

Перед приходом крупных партий сделайте две вещи. Во-первых, наведите порядок на складе, пересчитайте остаток с прошлого сезона и приведите его в соответствие с учётом: новая партия добавится к этой основе. Во-вторых, заранее определите место и человека для приёмки. Каждая крупная партия должна полностью пересчитываться при приёмке и не смешиваться с товаром прошлого сезона. Отдельный код или пометка для сезонного товара сильно облегчают дальнейший учёт.

Вторая точка: в разгар сезона

Из-за быстрой оборачиваемости ошибки накапливаются тоже быстро. Проводите выборочный пересчёт чаще обычного: раз в неделю достаточно посчитать 10–15 самых ходовых позиций. Саму ревизию не назначайте на самые людные дни. Быстрый пересчёт выполняют в часы со слабым потоком покупателей, ночью или утром. Документы по приёмке в сезон тоже оформляйте в тот же день, иначе в конце между учётом и пересчётом появится большой разрыв.

В сезон следите за двумя вещами: совпадает ли дневная выручка с числом расходных документов и у каких позиций остаток падает до нуля. Товар, который неожиданно быстро закончился, либо очень хорошо продаётся, либо уходит без документов, и во втором случае нужно сразу проверить.

Третья точка: в конце сезона

После сезона проведите полный пересчёт и разделите остаток на три группы:

• товар, который сохраняется до следующего сезона (без срока годности, не выходящий из моды);
• товар, который уценяется и продаётся;
• негодный или непродаваемый товар, он рассматривается отдельно.

Уценку тоже нужно документировать: записывайте, у какой позиции цена изменилась, когда и почему. Иначе скидка может выглядеть как недостача: выручка меньше, а товар ушёл.

Товар, оставленный на хранение, упакуйте и положите отдельно с ярлыком, чтобы в следующем сезоне не искать его среди остальных. Помните, что место хранения тоже стоит денег: считайте его вместе со стоимостью запаса.

Сезонный отчёт

По итогам сезона составьте короткую таблицу: остаток на начало сезона, приход, продажи, остаток на конец сезона и разница. Эта таблица станет самым полезным инструментом при определении объёма закупки на следующий год: сразу видно, чего осталось много, а чего не хватило. Если из года в год вести одинаковую таблицу, сезоны можно сравнивать между собой. Добавьте в таблицу и стоимость непроданного товара: этот показатель точнее всего подскажет, как скорректировать закупки на следующий сезон.

Условный пример: магазин, торгующий обогревателями и постельными принадлежностями, осенью принимает 600 обогревателей. В конце сезона в учёте значится 80, а при пересчёте найдено 74. Проверка показывает, что 4 обогревателя возвращены поставщику на замену, но документ не оформлен, а 2 использовались как образцы на витрине. Остаток исправляют: 74 штуки и два чётких объяснения, а объём заказа на будущий год уменьшают.

Вывод

Для сезонного товара разового годового пересчёта мало. Наведение порядка перед сезоном, частый выборочный пересчёт в его разгар и полная проверка в конце держат учёт близким к действительности. Если нет времени упорядочить остаток перед сезоном или провести проверку после него, команда Reviziya может организовать пересчёт и превратить результат в точный отчёт.