Пересчёт: когда он необходим

На складе электротоваров ревизия показала по светодиодным лампам недостачу в 108 штук: по учёту 480, при пересчёте 372. Заведующий склада встревожился, ведь сумма немалая. Но прежде чем списывать недостачу или искать виноватого, он задал простой вопрос: «Пересчитаем?» Повторный пересчёт проверяет результат первого подсчёта и нередко за час снимает большую часть расхождения. Вопрос в том, какие расхождения пересчитывать, а какие нет.

Когда пересчёт необходим

Пересчитывать каждое расхождение не нужно, это стоит времени и денег. Правило лучше записать до начала пересчёта. Повторный подсчёт обычно требуется в таких случаях:

• расхождение превысило установленный порог (в сумах или в процентах от учётного количества);
• неожиданная недостача обнаружена по медленно оборачиваемому товару;
• разница кратна целой упаковке: целой коробке или паллете;
• сам счётчик сомневался или в листе много исправлений;
• материально ответственное лицо не согласно с результатом;
• товар дорогой или относится к быстро продающейся группе.

Правило слепого подсчёта

Человек, который считает повторно, не должен знать ни результата первого подсчёта, ни учётного остатка. Иначе он невольно будет стремиться получить «нужную» цифру. В лист вносят название позиции и место, а столбец количества оставляют пустым. Если возможно, смените способ: если в первый раз считали вручную, во второй считайте по паллетам или взвешиванием. Спорную позицию пометьте биркой и не трогайте до конца подсчёта.

Повторно считать должен не тот, кто считал первым, в идеале человек из другой группы. Привычка одного сотрудника, например каждый раз пропускать самую верхнюю полку, повторится и во второй раз и ошибку не покажет.

Пример: куда делись 108 штук

Лампы лежат в коробках по 12 штук. Если разделить 108 на 12, получится ровно 9 коробок. Разница, равная целому числу коробок, часто указывает на одну ошибку: счётчик пропустил полку или паллету (или посчитал её дважды). С этой догадкой провели слепой пересчёт, и девять коробок нашлись на верхней полке за колонной: в первом листе этой полки просто не было. Остаток составил 480 штук и совпал с учётом. Урок тоже записали: в лист пересчёта внесли перечень стеллажей, чтобы ни один не выпал из маршрута, а каждый стеллаж закрывался подписью счётчика.

Пересчёт занял один час у двух сотрудников. При цене лампы 18 000 сумов «недостача» составила бы 108 × 18 000 = 1 944 000 сумов, и на её поиск, объяснительные и списание ушли бы дни.

Как принимается результат

1. Если два подсчёта совпали, эта цифра окончательная.
2. Если не совпали, в третий раз считает член комиссии в присутствии обеих сторон. Если его результат совпал с одним из двух, окончательной считается эта цифра.
3. Никогда не берите среднее двух чисел: получится третье число, которого на деле нет.
4. Все результаты остаются на листе пересчёта: первая, вторая и третья цифра с указанием, кто считал и когда. Старое не стирайте, зачеркните одной чертой и напишите новое.
5. Не считайте одну позицию бесконечно: обычно достаточно трёх раз. Если и после трёх подсчётов расхождение осталось, причина в документах или в процессе.

Когда пересчёт не нужен

Если стоимость расхождения меньше затрат на пересчёт и оно объясняется документом (например, запоздавшим расходным документом), достаточно исправить документ. Порог согласуйте заранее, скажем: расхождения меньше двухсот тысяч сумов, объяснённые документом, не пересчитываются. Эта цифра лишь пример, установите свою вместе с руководством. Но если небольшое расхождение из ревизии в ревизию повторяется по одной и той же позиции, не пересчитывайте её снова, а ищите причину: это признак системной ошибки.

Вывод

Повторный пересчёт не обвинение, а способ проверки: он ловит ошибку подсчёта до того, как она перейдёт в документы. Чёткий порог, слепой подсчёт и запись всех результатов делают этот способ надёжным. Настроить пороги и порядок пересчёта под ваш склад поможет команда Reviziya.