Разговор с сотрудниками о ревизии

Как только объявляют ревизию, на складе становится тихо. Кладовщики переглядываются, кто-то приходит раньше обычного, кто-то внезапно заболевает. Это не признак вины: многие воспринимают ревизию как начало «недоверия» или увольнения. Правильно проведённый разговор снимает тревогу и становится лучшим источником сведений, ведь детали, которых нет в документах, знают именно сотрудники. Ниже четыре этапа: до ревизии, во время пересчёта, когда обнаружено расхождение и после неё.

До ревизии: зачем и что будет

Соберите коллектив на десять минут и открыто скажите о четырёх вещах: цель (проверить учёт и процессы, а не искать виноватого), даты, чего от них ждут (товар на местах, документы готовы, участие в пересчёте) и кому и когда сообщат результаты. Напомните и о правах сотрудников: участвовать в пересчёте, знать о расхождениях и давать письменное объяснение. Точный порядок зависит от внутренних правил и законодательства, поэтому проверьте его заранее. Скажите, кому можно задавать вопросы.

Эта проверка касается не вас, а учёта и процессов.

Во время пересчёта и при расхождении

Материально ответственное лицо пусть участвует в пересчёте: оно поможет найти товар на месте и своими глазами увидит результат. Вопросы задавайте по делу: «Где обычно лежит этот товар?», «Какого числа внесён этот документ?» Разговор ведётся с одним человеком, не при остальных и без остановки рабочего процесса.

Если обнаружено расхождение, разговор строится так:

1. Выберите спокойное место: отдельная комната, достаточно времени, без телефонов.
2. Начните с факта: «В ведомости по этой позиции расхождение 9 штук. Посмотрим документы вместе?»
3. Задавайте открытые вопросы и спрашивайте о ходе работы, а не о личности.
4. Слушайте, не перебивайте, записывайте главное.
5. В конце коротко подведите итог: что вы поняли, что будет дальше и когда будет ответ.
6. Письменное объяснение сотрудник пишет своими словами и берёт время подумать. Не подталкивайте его подписать готовый текст.

Замена слов меняет тон разговора:

• вместо «Кто взял?» скажите «Какие документы есть по этой позиции, посмотрим вместе»;
• вместо «Признавайтесь» спросите «Как вы думаете, почему могло возникнуть это расхождение?»;
• вместо «Другие так не делают» говорите именно об этом случае, без сравнений.

Чего делать нельзя

• обвинения и угрозы: «уволим», «передадим правоохранителям». Страх превращает объяснение в защиту, а не в факт;
• «разбор» при коллегах;
• давление ради подписи, подпись без чтения, запись слов, которых сотрудник не говорил;
• скрытая запись и подобные уловки;
• объявлять решение об ответственности или наказании прямо во время разговора.

В вопросах дисциплинарной или материальной ответственности, удержания из зарплаты и увольнения опирайтесь только на внутренние правила и законодательство и консультируйтесь с юристом или кадровой службой. Беседа в ходе ревизии не место для таких решений.

Пример: склад на девять сотрудников

На складе дистрибьютора руководитель собрал коллектив после работы на десять минут и объяснил цель ревизии. Двое сотрудников открыто сказали, что возвращённый товар ставят на край стеллажа без документа, а оформляют позже. Это не признание вины, а сведения о процессе. Именно поэтому ревизия в первую очередь проверила возвраты, а порядок приёмки поправили. В коллективе, который боится, эти слова не прозвучали бы.

После ревизии

Расскажите коллективу о результате в общем виде: что найдено, какие меры принимаются. Без личных обвинений, но чётко. Попросите сотрудников предложить, как улучшить процесс, и поблагодарите за участие. Если сотрудник открыто признал свою ошибку, используйте это для исправления процесса и не стыдите его этими словами перед другими.

Вывод

Открытый и уважительный разговор превращает ревизию из противника в партнёра. Достаточно четырёх вещей: ясная цель, спокойное место, открытые вопросы и письменное объяснение без давления. Подготовить порядок беседы и памятку для сотрудников поможет команда Reviziya.